- Quizás has llegado hasta aquí porque tienes una empresa, y ciertas dudas sobre el IRPF. Y es que, a principio de año, es el mejor momento para revisar las retenciones de IRPF de tu equipo.
- Más en concreto, hablemos del Modelo 145. El documento que muchas veces se rellena porque hay que hacerlo en estas fechas, pero que es más importante y relevante de lo que puede parecer. Es la pieza clave para que tus trabajadores no se lleven sustos en la declaración de la renta.
- Desde Asesoría Obón Turlán, en Zaragoza, ayudamos a empresas y autónomos con estos y otros asuntos. Vamos a verlo con más detalle, pero de una forma sencilla para en solo unos minutos sepas bien de qué se trata.
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¿Qué es exactamente el Modelo 145?
Si un trabajador se une al equipo de una empresa, el departamento de recursos humanos va a necesitar calcular algunos datos. Entre ellos, cuánto dinero retener cada mes en concepto de IRPF. Así que, ¿Cómo saber cuánto IRPF hay que aplicar? La respuesta es sencilla, a través del modelo 145.
Este formulario es una declaración donde explicas tu situación personal y familiar. El estado civil, si tienes hijos o no, o familiares con discapacidad, hipoteca… En base a todos esos datos se define el tipo de retención que la empresa aplica en nómina.
Son las instrucciones exactas para calcular bien cuánto se debe adelantar a Hacienda cada mes. Si retienen de más, significa prestar dinero gratis a Hacienda todo el año. Si retienen de menos, hay que pagar de golpe en junio al realizar la Declaración de la Renta.
¿Cuándo hay que presentar el Modelo 145?
Aquí suele haber una duda muy frecuente, que vamos a aclarar ahora mismo. El Modelo 145 no se presenta a Hacienda. No es como otros modelos que tienes que enviar de forma telemática. Este se entrega en la empresa, que es quien lo guarda y lo utiliza para hacer los cálculos.
¿Y cuándo hay que rellenarlo? Veamos los dos momentos clave.
Al empezar a trabajar en una empresa
Cuando un trabajador se incorpora a un nuevo puesto, antes de la primera nómina (o como muy tarde, antes del primer pago) hay que rellenar el Modelo 145. Es la única forma de que la empresa sepa cómo calcular la retención desde el minuto uno.
Y aquí viene un dato importante que muchas empresas no tienen en cuenta. S no se entrega el Modelo 145, la empresa está obligada por ley a aplicar la retención más alta posible.
Cuando cambia la situación personal
El otro momento en que hay que actualizar el Modelo 145 es cuando hay cambios en la vida del trabajador que afectan a las retenciones. Por ejemplo:
- Tener un bebé
- Casarse o divorciarse
- Dejar de pagar hipoteca
- Tener un familiar directo con discapacidad
- Al empezar a pagar una pensión compensatoria o manutención de hijos
Estos cambios no son opcionales. Si suponen un aumento de la retención, son 10 días para comunicarlo. Si bajan la retención, se puede esperar hasta el inicio del siguiente año, pero interesa hacerlo cuanto antes para empezar a disfrutar del ajuste.
Enero es el mes perfecto para revisar el Modelo 145
Es cierto que no es obligatorio rellenar el Modelo 145 cada año. Ahora bien, enero es ideal para revisarlo. Acaba de terminar el año, pueden haber cambiado cosas, y la empresa debe calcular las retenciones para los próximos doce meses.
En nuestra asesoría y gestoría en Zaragoza, recomendamos aprovechar enero para recordar a la plantilla que revisen su situación. Un email sencillo evita que alguien descubra en mayo que le retendrán más porque no comunicó el nacimiento de su hijo en febrero.
¿Qué información incluye el Modelo 145?
El formulario es tan sencillo como importante. Incluye datos personales básicos, situación familiar (soltero, casado, viudo), número de hijos menores de 25 años, ascendientes a cargo mayores de 65 años, situaciones de discapacidad en la familia, pensiones compensatorias, y otras situaciones especiales.
¿Qué pasa si no relleno el Modelo 145?
Si no se entrega el formulario, la empresa aplicará la retención más alta. Que es la de una persona soltera sin descendientes ni ascendientes, que es la peor opción para el bolsillo si la situación real no es esa.
Mes tras mes retendrán más de lo necesario. Eso sí, Hacienda devolverá ese exceso en la declaración.
Rellenar mal el Modelo 145 también tiene consecuencias. Facilitar datos falsos para que retengan menos, quiere decir que en la declaración se debe pagar ese dinero de golpe, y con posibles recargos. Si Hacienda considera que se hizo de mala fe, las sanciones pueden ir del 35% al 150%.
Consejos desde nuestra experiencia en Obón Turlán
Después de años gestionando nóminas en Zaragoza, estos son nuestros consejos:
- Para empresas: explica a tus trabajadores qué es el Modelo 145, guarda los formularios firmados, aprovecha enero para recordar que revisen su situación, y consulta con tu asesoría ante situaciones complejas.
- Para trabajadores: rellena el formulario con calma, comunica los cambios importantes durante el año sin esperar a diciembre, pregunta si tienes dudas, y guarda una copia del modelo.
Es más que un mero trámite. La responsabilidad de calcular de manera correcta la retención es de la empresa, no del trabajador.
Llevamos años acompañando a autónomos, a pymes y a particulares en Zaragoza con la gestión fiscal, laboral y contable. Sabemos que estas áreas de un negocio pueden restar tiempo y a veces ser un quebradero de cabeza. Por ello, ofrecemos un servicio personalizado y el apoyo para que estas gestiones te resulten de lo más sencillo. Nos encargamos de todo por ti, para que puedas enfocarte en hacer crecer tu proyecto.
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